De Grote Successenretro was een groot succes

Onze Scrum Master was er niet, en dus kwam het organiseren van de Sprint Retrospective op mijn bordje terecht. Omdat ik iets spannenders wilde organiseren dan een wat-ging-er-goed-en-wat-kon-er-beter-Retro (dat is de officiële term, toch?), nam ik een middag de tijd om verschillende vormen te bekijken.

Wat bleek: de meeste komen er toch wel op neer dat je kijkt wat er goed ging en wat er beter kon.

Film

Maar deze variant vond ik ook wel grappig: als deze Sprint een film zou zijn, hoe zou de poster er dan uitzien? Wat voor genre zou het zijn? Wie zijn de hoofdrolspelers? En heeft die film een happy end?

Uit praktische overwegingen besloot ik het toch over een andere boeg te gooien. Mijn team is sinds kort plotsklaps verdubbeld in grootte, en ik vreesde dat zo’n lollige vorm tot chaos zou leiden. Als die Retro een naam zou krijgen, dan misschien Everything Everywhere All At Once. Over een eventueel happy end durf ik nog niks te zeggen - maar ik houd die vorm wel in het achterhoofd voor wanneer ik een Retro in kleinere setting mag (moet?) organiseren.

Focus op succes

Voor de uiteindelijke opzet, putte ik inspiratie uit de cursus begeleidend coachen die ik de afgelopen maanden heb gevolgd (en waar ik regelmatig over blog). Eén van de belangrijkste lessen die ik heb getrokken uit die cursus, is de waarde van het focussen op successen. Wie oog heeft voor zijn eigen successen (of die van zijn/haar team), wie zijn eigen successen erkent en viert, opent de weg naar meer succes.

Wie zich concentreert op het negatieve, op alles wat niet lukt, krijgt daar negativiteit voor terug. En omgekeerd geldt: wie zich focust op het positieve, krijgt daar positiviteit voor terug.

Wat is een succes?

De vraag werpt zich op: wat is een succes? Daarvoor hanteer ik een zo breed mogelijke definitie. Een succes kan bijvoorbeeld zijn:

• Een gewenst resultaat. Oftewel: ik heb iets gedaan en dat heeft ten minste opgeleverd wat ik ervan verwachtte (en misschien zelfs wel meer). Dit is wat we in het dagelijks taalgebruik paradigmatisch als succes opvatten.

• Een gedane actie (al dan niet na aarzeling), los van het resultaat. Niet alles wat je probeert levert ook op wat je hoopte. Maar het feit dat je een stap hebt gezet, is al veel waard - zeker als het gaat om dingen die je moeilijk vindt. Niet alles lukt in één keer, daarom is het belangrijk om de poging op zichzelf positief te bekrachtigen. Misschien lukt het de tweede of zesde keer wel!

• Iets nieuws geleerd, of kennis toegepast in een nieuwe situatie. Ik denk dat deze voor zich spreekt. Niet elk succes hoeft aan een actie gekoppeld te zijn.

• Een nieuw inzicht opgedaan. Dit succes verschilt van de vorige doordat er geen nieuwe kennis bij hoeft te komen kijken. Vaak ontstaat een nieuw inzicht wanneer je bestaande kennis op een onverwachte manier met elkaar in verband brengt.

• Een herkende fout. Een fout maken is geen succes, natuurlijk. Maar wanneer je herkent dat je een fout hebt gemaakt, dan is dat goed nieuws. Het betekent dat je inzicht in je handelen hebt, en dat betekent op zijn beurt dat je je op een pad bevindt naar verbetering. Dit is een belangrijke succesfactor, met name voor mensen die de neiging hebben zichzelf neer te halen wanneer ze een fout maken.

Mindset

Merk op dat succes, zoals hierboven beschreven, wordt losgekoppeld van resultaat. Een onderneming kan gigantisch in de soep lopen - in die zin dat het niet het gewenste resultaat oplevert -, en toch een succes zijn. Het feit dat je überhaupt aan die onderneming begonnen bent, is al een pluim waard. Want je had ook niks kunnen doen. En een “mislukking” kan veel nieuwe informatie op hebben geleverd - over het onderwerp van de onderneming, of over jezelf. Geweldig toch!

De consequentie daarvan is dat succes gekoppeld wordt aan een bepaalde mindset. Wie successen ziet, is succesvol, in de brede betekenis die we hier hanteren. Dat is een ontzettend bevrijdend idee.

De Retro

Goed, terug naar de Retro. Deze had de volgende opzet. Ik vroeg het team, na wat uitleg te hebben gegeven over wat ik onder successen versta, om twee successen op te schrijven die ze, individueel of als collectief, deze Sprint had behaald. Hier hadden ze vijf minuten de tijd voor.

Daarna verdeelde ik de groep in drieën, en gaf hen de opdracht om hun eigen succes aan die deelgroep toe te lichten. Ook vroeg ik hen om twee successen uit te kiezen om met de groep als geheel te bespreken. Hier hadden ze tien minuten de tijd voor.

Met hulp van dot-voting kozen we als geheel de belangrijkste onderwerpen uit om over te spreken. Ik hanteerde een lean coffee-structuur: vijf minuten discussie over het onderwerp in kwestie, waarna er wordt gecheckt of we hier verder op door willen gaan, of het volgende onderwerp willen bespreken. Tijdens de discussie schreef ik mee op het Whiteboard om de discussie inzichtelijk te maken en eventuele actiepunten te noteren.

Observaties

Enkele observaties:

• Toen ik voorstelde om successen te gaan bespreken, stelde een teamlid de vraag: “Wat valt er te bespreken dan?” Een veelzeggende opmerking! Schijnbaar zijn we het niet gewend om in te zoomen op successen, om te analyseren waarom iets goed gaat en wat we daarvan kunnen leren. Dat terwijl succes een allesbehalve vanzelfsprekende gebeurtenis is. In die zin verdient het dezelfde behandeling als een verbeterpunt.

• Bovendien: successen bespreken is ook een oefening in een positieve mindset creëren, en alleen al daarom de moeite waard. Natuurlijk gaat niet alles goed in een Sprint. Maar ook in die dingen kun je een succes zien. Bijvoorbeeld: we hebben geconstateerd dat die en die werkwijze niet productief is. Zulke dingen kwamen ook in deze Retro voorbij. Het team heeft zich in die zin goed aan de opdracht gehouden.

• Dat is een teken dat de brede definitie van succes is aangekomen bij het team. Het risico bestond namelijk dat het team, bevangen door de engere definitie van succes die we normaliter hanteren, alleen de gewenste resultaten zou benoemen. Zo zouden ze de verbeterpunten onder het tapijt weg kunnen moffelen. Dat dit niet gebeurd is, beschouw ik - je raad het al! - als een succes.

Verbeterpunt

Toch ben ik niet over alles in deze Retro tevreden. Mijn aanpak bracht nog een ander risico met zich mee, dat ik pas tijdens de sessie herkende.

Wanneer de verbeterpunten-geformuleerd-als-succes in het tweede deel van de Retro besproken worden, bestaat er toch - begrijpelijkerwijs! - de neiging om op het negatieve in te zoomen. Dit heeft als gevolg dat het succes vertroebeld raakt met negativiteit. In plaats van het succes te vieren, wordt het kapotgemaakt, zogezegd, en dat is zonde.

In het vervolg zou ik een Successenretro daarom toch in een wat-ging-er-goed-en-wat-kon-er-beter-vorm gieten. Ik zou het team vragen om één succes op te schrijven, en één verbeterpunt. In het tweede deel van de Retro zou ik hen opnieuw vragen beide punten kort toe te lichten - en hier zou ik als extra opdracht mee kunnen geven: welke successen herken je in dat verbeterpunt? Met de bovenstaande lijst in de hand zou ik de teamleden willen uitdagen zo divers mogelijke positieve punten uit dat ene verbeterpunt te putten.

Als het verbeterpunt vervolgens met de hele groep besproken wordt, dan kan er op het “negatieve” aspect worden ingezoomd, zonder dat dit afdoet aan de specifieke framing van dat punt als succes. Het succes kan gevierd worden én er kan gekeken worden naar wat er allemaal beter kan.

Dat vind ik een belangrijke les. Dus als je me zou vragen: “Was de Retro een succes?” - dan zou ik antwoorden: “Jazeker!”

coaching · leermoment · scrum · sprint retrospective · succes